Guarda de documentos

Leonardo de Abreu Carolino

Analista Políticas Públicas

Unidade Projetos Especiais-UNPE SEBRAE/PE

81-2101-8460

Durante as suas atividades as empresas recebem e fornecem documentos que comprovam o cumprimento de suas obrigações. Estes comprovantes precisam ser devidamente guardados para fins de apresentação futura, durante o tempo em que for possível a exigência da comprovação da obrigação correspondente. Após este prazo não há mais necessidade da guarda do documento, que pode ser descartado. A seguir apresentamos uma tabela com a prazo de guarda dos principais documentos e pertinentes as empresas:

Documento 

Prazo

Fundamento Legal

Contrato de trabalho

indeterminado

(1)
Recibo de pagamento de salário, deférias, de 13º salário, controle de ponto.

5 anos

art. 7º, XXIX, CF e art. 11CLT
Termo de rescisão do contrato detrabalho

2 anos

art. 7º, XXIX, CF
Folha de pagamento

10 anos

art. 225, I e § 5º, Dec.3048/99
Livro ou ficha de registro de empregado

indeterminado

(1)
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo deServiço

30 anos

art. 23, § 5º, Lei 8036/90 eSúmula 362 TST
GFIP – Guia recolhimento do FGTS eInformações à Previdência Social

30 anos

art. 23, § 5º, Lei 8036/90
GRFC – Guia de recolhimento rescisóriodo FGTS e da contribuição social

30 anos

art. 23, § 5º, Lei 8036/90
GPS – Guia da Previdência Social

5 anos (2)

art. 45, Lei 8.212/91 c/csúmula vinculante nº 8STF
Contribuição sindical

5 anos

arts. 578/579, CLT c/c arts.173 e 217 CTN
CAGED – Cadastro Geral deEmpregados e Desempregados

3 anos

art. 1º, § 2º, Portaria MTE235/03
RAIS – Relação Anual de InformaçõesSociais

5 anos

art. 9º, Portaria MTE651/07
 

 

 
Notas fiscais e recibos

5 anos

arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais

5 anos

arts. 195 e 174, CTN
IR – Imposto de Renda

5 anos

arts. 173/174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre LucroLíquido

5 anos (2)

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF
PIS – Programa de Integração Social

5 anos (2)

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF
COFINS – Contribuição paraFinanciamento da Seguridade Social

5 anos (2)

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF
ICMS – Imposto sobre Circulação deMercadoria e Prestação de Serviços

5 anos

arts. 173/174, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON

5 anos

arts. 173/174, CTN
DASN – Declaração Anual do SimplesNacional

5 anos

arts. 173/174, CTN e art.26, LC 123/06
DIRF – Declaração do Imposto Retido naFonte

5 anos

arts. 173/174, CTN e art.28, IN SRF 784/07
Declaração de Ajuste Anual – IRPF ededuções

5 anos

arts. 173/174, CTN
GIA – Guia de Informação e ApuraçãoICMS

5 anos

arts. 173/174, CTN e art. 9ºPortaria CAT 46/00
Livros Contábeis Obrigatórios: Diário e Razão

5 anos para efeito tributário e previdenciário

Indeterminado para efeito societário

arts. 173/174, CTN
Livro de Registro de Inventário

31 anos considerando
a data do último lançamento

Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)
SEF – Sistema de Escrituração Fiscal (Pernambuco)

5 anos

 
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)

30 anos

Lei 8.212 Art 45  § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social
IPI (Imposto de Produtos Industrializados)

5 anos

arts. 173/174, CTN
IPTU (Imposto Predial Urbano)

5 anos

arts. 173/174, CTN
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)

5 anos

arts. 173/174, CTN
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)

5 anos

arts. 173/174, CTN
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)

5 anos

arts. 173/174, CTN
ITR (Imposto Territorial Rural)

5 anos

arts. 173/174, CTN
Livro Balanço Patrimonial/Geral

Indeterminado

Não existe previsão legal para descarte
Livro de Registro de Entradas e Saídas de Mercadorias

5 anos

 
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa

5 anos

arts. 173/174, CTN
DS – Declaração de Serviço (Recife-PE)

5 anos

arts. 173/174, CTN
Notas Fiscais de Compra e Venda de Mercadorias

5 anos

arts. 173/174, CTN
Extratos bancários

5 anos

arts. 173/174, CTN
Contratos e Estatutos Sociais e suas Alterações

Indeterminado

 

 

NOTAS:

(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art.

603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo

indeterminado.

(2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o

Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula

vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei

1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”.

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58 Respostas

  1. Prezado, no caso da nota fiscal eletrônica E-Nota (Recife no meu caso) existe alguma obrigação de guardar algo? Meu contador quer que eu imprima as notas e arquive, mas entendo que nesse caso a obrigação é da própria prefeitura, uma vez que o meio é totalmente digital e sob controle deles. se houver perda, será no servidor da prefeitura e não no meu arquivo.

    • Caro José Antônio o seu pensamento está correto o prefeitura da Cidade de Recife tem o que ela chama de “Talão Fiscal Eletrônico (TF-e)” é uma área onde está disposto todas as notas fiscais emitidas, porém você pode manter arquivo eletrônico não precisa emitir, lembro que a intenção da E-Nota Fiscal é exatamente isso reduzir papel em prol da natureza, facilitar a vida do contribuinte e do cliente.

      Recomendo ao seu contador que acesse o endereço eletrônico abaixo com o manual de Nota Fiscal Eletrônica em PDF ele pode baixar para o computador dele e acessar quando quiser
      https://nfse.recife.pe.gov.br/arquivos/NFSe_PJ.pdf

      Espero ter ajudado e Bons Negócios

  2. Prezados Senhores.

    Gostei muito das informações.Meus sinceros parabéns.

    Atenciosamente.

    Raymundo.

  3. Caro,
    Documentos fiscais, guardei por cinco anos e a agora o que faço com os documentos depois de cinco anos posso jogar fora?

    Atenciosamente,

    Laila Gabriela

    • Documentos com prazos fiscais de 5 anos podem ser eliminados recomendo:

      a) elaborar um laudo de destruição;
      b) neste laudo relacionar todos os documentos a serem descartados;
      c) incinerar os documentos.

      desta forma você evita que seus documentos seja usados de forma indevida.

  4. obg pelas informações .

  5. Meu contador disse que não precisamos fazer contrato de trabalho dos funcionários, pq a carteira de trabalho já serve para isso… é verdade?
    Estou preucupada pq já são 4 anos de empresa aberta, e nesse período já entraram e já sairam alguns funcionários.

    • Prezada Sabrina seu contador está correto, eu sempre falo em contrato porque, na carteira de trabalho ha uma seção chamada contrato, e cito esse contrato porque em algumas empresas além do contrato na carteira, onde coloca-se pontos principais, adotam também um contrato de trabalho com maiores detalhes de tarefas, atividades.

      Mas só a carteira do Trabalho é obrigatória

  6. Estes prazos em novembro de 2011 são válidos para as OSCIP?

  7. Caro José Antônio o seu pensamento está correto o prefeitura da Cidade de Recife tem o que ela chama de “Talão Fiscal Eletrônico (TF-e)” é uma área onde está disposto todas as notas fiscais emitidas, porém você pode manter arquivo eletrônico não precisa emitir, lembro que a intenção da E-Nota Fiscal é exatamente isso reduzir papel em prol da natureza, facilitar a vida do contribuinte e do cliente.
    +1

  8. Gostaria de Saber se os comprovantes dos documento acima são válido caso sejam digitalizado no formato PDF e guardados desta forma ? Caso Venham a solicitar seria válida a apresentação dos mesmos ?
    No caso de corretores de seguros eles podem guardar por 10 anos as apólices de seguro e outros documentos digitalizados com validade jurídica.

    • Não ha previsão legal para esse procedimento, recomendo a guarda física dos seus comprovantes.

  9. O LIVRO DE REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS PODE ESTAR NA POSSE DO CONTABILISTA?

    • se estiver com o Contabilista, prezado Marcelo Werneck, como pode se realizada a assinatura do pondo? para que seja realizada a contagem das horas para efeito do contracheque deve se mandar para o contabilista cópias das folhas de ponto, a original deve está na empresa para ser assinada pelos funcionários.

      • Entendi, mas e se no caso, a contadora, necessitou levar o livro para fazer o registro de funcionário recém contratado? Não seia um direito?
        Abraço e obrigado pela gentileza.

      • Ela pode levar para fazer os registros necessários, deve assinar um recibo informando que está com ela, quando pegou e a data de devolução que não deve ultrapassar 48 hotas

  10. prezado,
    gostaria de saber sobre minhas notas de compra de computadores e softwares, a microsoft vem me cobrando as notas de compras que fiz em 2006 e 2007 porem não as acho, o que posso fazer?

    • Prezado Aquino, segundo legislação você está obrigado a guardar suas notas por cinco anos após o encerramento do exercício, por isso você não tem obrigação de ter essas notas. recomendo informar isso a eles, assim como da uma olhada na caixa do produto e vela se eles anotaram o número da nota para informar pelo menos isso.

  11. Apos a baixa de um CNPJ, por quanto tempo tenho que guardar os documentos que não sejam com relação ao pessoal.
    Digo.:Talão de Nota fiscal, Livro diario de entrada e saida, guias de ICM etc.

  12. Na empresa que trabalho os fúncionários são pagos atráves do banco.Neste caso mandamos os contracheques por e-mail em formato de PDF. Existe a necessidade de guardamos estes contracheques assinados, já que temos a comprovação de pagamento através da remessa do pagamento?

    • Prezada Caroline Peniche, se o que foi enviado em PDF tem comprovação da entrega, não ha necessidade do impresso

  13. Quanto a documentação a ser incinerada, deve registrar algum documento que conste os mesmos?

    • Quando passar o período obrigatório para arquivamento documentos devem ser incinerados, mesmo assim deve ser feito uma “ATA” contendo dia, M~es e Ano do fato e quais documentos fizeram parte desta incineração.

  14. Tenho uma pequena empresa e uso notas fiscais manuais, sou optante pelo simples e eu mesmo declaro a renda. Os talões de notas fiscais precisam ser lançados em algum sistema ou eu devo somente guarda-los para eventuais fiscalizações?

    • Prezado Pedro Antônio, você deve Guarda-las em local seguro por cinco anos para possíveis fiscalizações.

  15. pedí aposentadoria em 2004, com idade e tempo de trabalho legal, agora depois de dez anos o juiz que faz o processo quer que eu apresente os contra cheques. É legal, e como devo fazer pois a empresa fechou?

    • Prezado José Vitor, o Juiz tem autoridade de solicitar documentos se ele tiver dúvidas sobre algo, quanto a empresa que fechou ele que as suas vias de contracheque e não as da empresa. Se não é habito seu guarda-los essa informação deve ser repassada ai juiz para que se busque outra alternativa.

  16. Prezado,

    Os prazos descritos acima servem para o estado do Rio de Janeiro também?
    Caso a empresa esteja inativa, ou seja, ainda não tenha sido dado baixa mesmo assim deve fazer essa ata onde constará a incineração dos documentos? No caso da empresa que não deu baixa o correto não seria guardar todos os documentos até a efetiva baixa?

    • A sua situação prezada Jaciara, é fora do cotidiano, para empresas que estão encerrando suas atividades recomendo que os prazos comecem a contar a partir da efetiva baixa

  17. Boa tarde!
    Gostaria de saber se sou obrigada a assinar o meu contracheque na sede da empresa onde trabalho.

    Pois trabalho 12/36 e todo mês em uma dasnminhas folgas tenho que ir na sede que fica no centro da cidade, e trabalho próximo da minha residencia.
    Do contrario se não for no prazo istipulado pela empresa perco o direito da minha cesta básica.

    Desde já agradeço.

    • Este procedimento de utilizar de um de suas folgas para assinar o contracheque e condicionando essa assinatura a recepção da Cesta básica não está correto, deve ser revista pela sua empresa.

  18. Como cálculo os 5 anos para jogar fora, em 2015 posso jogar qual ano????

  19. Boa tarde, tenho uma lavandaria a usamos livros de talões numerados um impresso para nós e outro para o cliente entregar quando levantar as peças, para além disso temos as facturas simplificadas entregues ao cliente. Por quanto tempo é que tenho que guardar os talões e os livros usados dos talões. obrigada

    • Prezada Paula Tavares, nem dos documentos que você falou são documentos fiscais, você é tributada em que Regime? MEI, SIMPLES Nacional, ou presumido?

  20. Meu pai trabalhava em uma cooperativa, e a filial onde ele trabalhava fechou, depois ele abriu uma loja no mesmo local onde era a cooperativa, mas os documentos da cooperativa ficaram todos na loja, já se passaram 20 anos e ninguem nunca perguntou desses documentos, meu pai infelizmente já até faleceu, e nem sei que tipo de documento que são esses, tem varios livros parecem ser balanço de cada mes e ano. sem contar que tem em outras caixas. Eu posso jogar fora, pois estão ocupando espaço na loja e não faz parte da minha obrigação guarda-los. Posso jogar fora?

    • Prezado Gilberto, se a empresa já esta extinta a mais de 20 anos e você não é o responsável por ela, não ha porque manter esses documentos, relacione eles em um documento e pode eliminar eles, recomendo incineração ou fragmentá-los nunca jogar como estão apenas no lixo.

      • Na época meu pai era o gerente, mas fecharam a cooperativa e mandaram ele embora. Ele acaba por ser o responsavel mesmo tendo ja sido mandado embora? Porque meu medo é jogar os documentos e futuramente dar problema, como ele já é falecido talvez a responsabilidade por ir pra minha mãe que trabalhava na contabilidade. O que o sr. acha?

      • Os responsáveis seriam os cooperados, porém com 20 anos o direito de exigir esses documentos já caducou, ou seja os órgãos fiscalizadores não podem mais punir ninguém . fique tranquilo sua mãe não será atingida por isso.

  21. Olá, tenho boleto de notas fiscais em branco, gostaria de saber qual é o tempo de guarda? E aonde acho a justificativa legal para isso?
    Obrigada pela atenção.

    • O mais correto notas fiscais embranco e sem uso de for de comercio dirigi-se a secretaria da fazenda estadual e pedir para que elas seja cancelas e se forem municipais na fazenda municipal, desta forma você evita que elas seja utilizada indevidamente, se fossem talões de notas usadas devem ser guardadas por cinco anos.

  22. Quantos anos tenho que guardar notas fiscais de licenças da microsoft para comprovar a legalidade das licenças?

  23. ola boa tarde. trabalho em uma empresa que vende materiais de construção ..as vezes algum material comprado para venda vem apenas com o CF..gostaria de saber se devo guardar este documento como uma despesa qq ou com as notas de fornecedor (compra de mercadoria) . obg

  24. Interessante é muito útil.

  25. Muiito bacana como as duvidas são esclarecidas.

  26. tenho uma firma a mais de20 anos gostaria de saber se os talonarios d1=de balcão pode ser incinerado ate que ano minha firma esta inativa a mais de 10 anos qual os doc; que preciso guardar

    • Pode sim, mesmo porque não ha mais validade para ele, se você observar no rodape, ou no lado superior direito, indica até quando as notas do talão podem ser emitidas que em média são três anos.

  27. talonario de balcão c/ mais de 5 anos pode ser incinerados

    • Pode sim, mesmo porque não ha mais validade para ele, se você observar no rodape, ou no lado superior direito, indica até quando as notas do talão podem ser emitidas que em média são três anos.

  28. Boa tarde. Estamos em outubro de 2016, um fiscal de ICMS pode pedir hj(25/10/2016) documentos de janeiro/Fevereiro/março de 2011???? Desde já obrigado.

    • pode sim, em 2017 ele não poderá mais, acho que por isso ele está ai, para não perder a virada do ano, em que ele estaria impossibilitado de analisar 2011

  29. BOA TARDE!! EXTRATOS DE AGUA LUZ FONE INTERNET GUARDO POR QUANTO TEMPO (EMPRESA).GRATA

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